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Control de la gestión del programa asistencial.


Raúl García, Pilar Moreno y Celia Oliva.

1 EL PROGRAMA ASISTENCIAL 1.1. NIVELES, O TIPOS DE PROGRAMA ASISTENCIAL

El Programa Asistencial puede referirse a una unidad funcional, a una agrupación de unidades o a una institución, pero en esencia es lo mismo desde el punto de vista de la gestión. No obstante desde el punto de vista del Control de la Gestión del Programa, hay diferencias según los casos, en el diseño de las tablas y los gráficos correspondientes.

El Control de la Gestión de un Programa Consiste en comparar lo logrado con los objetivos, establecer las desviaciones producidas, analizar las causas de las mismas y tomar las decisiones de ajuste pertinentes. En este contexto se comprende que no pueda haber control si no hay objetivos previamente definidos. Estos objetivos difieren según los programas por lo que los sistemas de control también serán diferentes según los programas cuya gestión deban controlar.

Se consideran los siguientes tipos de programas asistenciales: • Programas de Gestión de los Servicios Médicos • Programas de Gestión de la Dirección Médica

1.2. PROGRAMA DE GESTIÓN DE SERVICIOS MÉDICOS

Hay una serie de datos de gran importancia en el Programa, pero de todos ellos es necesario seleccionar aquellos que son prioritarios, los que durante el periodo al que se refiere el Programa van a constituir el punto de observación de su responsable. Estos objetivos no deben de ser más de cinco, aunque los datos que se van a registrar sistemáticamente puede ser mucho más numerosos.

Es decir, que los objetivos que se controlarán son de dos clases: los prioritarios y los demás. Esta diferenciación de los objetivos del Programa condicionará, como veremos más adelante, la estructura del control de la gestión del programa en cuestión, que siempre se referirán al mismo servicio.

1.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DIRECCIÓN MÉDICA

Las direcciones y subdirecciones médicas tienen un programa asistencial diferente, pues recoge objetivos de todos los servicios médicos. El Programa de Gestión de las mismas no puede ser la suma de los programas de los servicios médicos, pues resultaría imposible de asumir y por otra parte se repetirían las acciones con las de los jefes de los servicios. Direcciones y subdirecciones médicas deben diseñar sus programas como integración de los servicios médicos sobre los que asumen responsabilidades.

Esta circunstancia añade otra complejidad a los correspondientes programas, que presentarán tres tipos de tablas de datos. Dos de ellas serán del mismo tipo que las ya indicadas para los servicios médicos: Una tabla con todos los datos de objetivos y resultados de la gestión del programa, y otra tabla para cada uno de los objetivos prioritarios y personales del responsable del programa (Director o subdirector médico). Además habrá que afrontar el seguimiento de los objetivos de todos los servicios en una tercera clase de tabla, lo cual tendrá que ser desarrollado en el control correspondiente.

2. EL CONTROL DE LA GESTIÓN DEL PROGRAMA ASISTENCIAL 2.1. EL CONTROL DE LA GESTIÓN DEL PROGRAMA ASISTENCIAL DE LOS SERVICIOS MÉDICOS

Los servicios médicos se dirigen gestionando su correspondiente programa asistencial. Este programa describe los recursos con que cuenta el servicio, los criterios, métodos y tiempos que se tienen en cuenta para su correcto funcionamiento y los objetivos y metas que se pretenden alcanzar. Todo ello referido al periodo de tiempo de un año natural.

La primera decisión respecto de su control (control de la gestión del programa del servicio) es cuál va a ser la periodicidad de los controles que se llevarán a cabo. Lo normal es aplicar evaluaciones mensuales, pero además de los datos del mes (MES) se registraran los valores acumulados hasta ese mes (ACUM) y los valores interanuales del mes, 12 meses acumulados o Total Anual Móvil (TAM) del mes.

Inmediatamente después hay que definir los términos de comparación. Para evaluar la realidad es necesario compararla con datos homogéneos. Los datos logrados (LOG) los compararemos con los objetivos (OBJ), lo logrado el año anterior en el mismo periodo (AA) y la capacidad (CAP) del servicio. La tercera y última decisión previa es decidir cuales son los objetivos prioritarios (cinco o menos), para cada uno de los cuales se diseñará una tabla y gráfico Z de seguimiento mensual.

A) TABLA MENSUAL DE CONTROL

Todos los meses se registrarán los datos de actividad asistencial del servicio, en tres apartados:

• Los valores correspondientes al mes de la fecha • Los valores acumulados desde enero hasta el mes de la fecha • Los valores acumulados de doce meses anteriores consecutivos hasta el mes de la fecha.

B) TABLA DE SEGUIMIENTO MENSUAL DE CONTROL DE OBJETIVOS PRIORITARIOS

Cada Jefe del Servicio decidirá cuales son los cinco (o menos) objetivos prioritarios. De cada uno de los objetivos prioritarios, se diseñará una tabla de seguimiento, preparada para que solo sea necesario anotar, cada mes, lo logrado respecto del objetivo al que se refiere la tabla.

Esta tabla está preparada para que al anotar el dato de lo logrado en el mes, automáticamente se calcularan los correspondientes logros acumulados y totales anuales móviles del mismo mes, así como las correspondientes desviaciones respecto de la capacidad, el año anterior y el objetivo.

En la misma hoja en la que se presenta la tabla de los datos indicados, se diseñará un gráfico Z. Desde el primer mes (enero) estará dibujado el gráfico Z correspondiente al objetivo prioritario al que esté dedicada la Tabla. La rama superior horizontal de la Z representa la evolución de los valores de los totales anuales móviles del objetivo. La rama horizontal inferior de la Z representa los valores del objetivo mensual, y la rama diagonal de la Z representa la evolución acumulada mes a mes, de los valores del objetivo.

A medida que se introducen los valores logrados cada mes se actualizan, a ese mes, los valores de la tabla y el grafico correspondiente a los logros, que se dibuja en color diferente al correspondiente al objetivo. De cada objetivo prioritario definido por el jefe del Servicio, se hará un seguimiento mensual mediante una tabla y su correspondiente gráfico Z. Si son cinco los objetivos prioritarios se prepararán cinco tablas con gráfico Z, una para cada objetivo prioritario.

Para hacer el seguimiento y evaluar el funcionamiento del Servicio se observa, en primer lugar el Gráfico Z (gráfico nº 1). Si la tabla correspondiente a los logros (en rojo, en el ejemplo) se superpone sobre la correspondiente al objetivo (en azul en el ejemplo), significa que la evolución es buena y ajustada al objetivo. Si evoluciona por encima, la evolución es muy buena, y se está superando el objetivo.

Si la gráfica correspondiente a los logros evoluciona por debajo de la referida al objetivo, significa que este no se está logrando. En este caso es necesario revisar la tabla de datos buscando las causas de tal desviación. En las páginas que siguen más adelante, se presentan algunos ejemplos de tablas mensuales y tablas de seguimiento de objetivos prioritarios.

2.2. EL CONTROL DE LA GESTIÓN DEL PROGRAMA ASISTENCIAL DE LA DIRECCIÓN MÉDICA

La dirección y subdirecciones médicas se ejercen fundamentalmente gestionando su correspondiente programa asistencial. Este programa describe los recursos con que cuentan los servicios médicos que las componen, los criterios, métodos y tiempos que se tienen en cuenta para su correcto funcionamiento y los objetivos y metas que se pretenden alcanzar. Todo ello referido al periodo de tiempo de un año natural.

La primera decisión respecto de su control (control de la gestión del programa asistencial de la dirección médica) es cual va a ser la periodicidad de los controles que se llevarán a cabo. Lo normal es aplicar evaluaciones mensuales, pero además de los datos del mes (MES) se registraran los valores acumulados hasta ese mes (ACUM) y los valores interanuales del mes, 12 meses acumulados o Total Anual Móvil (TAM) del mes, de la misma manera que se ha dicho para los servicios médicos.

Inmediatamente después hay que definir los términos de comparación. Para evaluar la realidad es necesario compararla con datos homogéneos. Los datos logrados (LOG) los compararemos con los objetivos (OBJ), lo logrado el año anterior en el mismo periodo (AA) y la capacidad (CAP). La tercera y última decisión previa es decidir cuales son los objetivos prioritarios de dirección médica (cinco o menos), para cada uno de los cuales se diseñará una tabla y gráfico Z de seguimiento mensual.

A) TABLA MENSUAL DE CONTROL

Todos los meses se registrarán los datos de actividad asistencial de dirección médica, en tres apartados:

• Los valores correspondientes al mes de la fecha • Los valores acumulados desde enero hasta el mes de la fecha • Los valores acumulados de doce meses consecutivos hasta el mes de la fecha. Hay dos tipos de tabla mensual: • Tabla mensual de control asistencial por servicios • Tabla mensual de control asistencial por conceptos y servicios La primera es general y recoge todos los conceptos y todos los servicios. La segunda es de mayor detalle en el análisis y recoge todos los servicios y un solo concepto. De esta última hay tantas tablas como conceptos se quieran analizar en profundidad. Es en esta última donde se recogen las comparaciones indicadas y los periodos mes, acumulado y TAM.

Los datos de estas tablas permiten establecer los ranking de los servicios médicos, respecto de los indicadores más significativos. Por ejemplo, con la tabla de datos de indicadores de servicios médicos que sigue, veamos más adelante los ranking de los servicios para cada uno de los indicadores que se encuentran en la tabla.

En esta tabla los 41 servicios del hospital se ordenan de mayor a menor rendimiento. En Cirugía Cardiovascular, que es el Servicio de mayor rendimiento, el tiempo acreditado por la actividad realizada es igual al 85 % del tiempo contratado para realizar dicha actividad. De dicho servicio (y de todos los demás) se indican los otros indicadores de resultados. El servicio médico de menor rendimiento asistencial es el de Análisis Clínicos. El tiempo acreditado por la actividad realizada solo alcanza el 48 % del tiempo contratado para realizar dicha actividad.

En esta tabla, los 41 servicios del hospital se ordenan de mayor a menor productividad. En Traumatología y Cirugía Ortopédica, que es el Servicio de mayor productividad, se han producido 181 UPAs por médico y por mes. De dicho servicio (y de todos los demás) se indican los otros indicadores de resultados. El servicio médico de menor productividad asistencial es el de Anestesia y Reanimación. Solo se han producido 58 UPAs por médico y por mes.

En esta tabla, los 41 servicios del hospital se ordenan de mayor a menor eficiencia asistencial. En Oftalmología, que es el Servicio de mayor eficiencia asistencial, fue de 04225. De dicho servicio (y de todos los demás) se indican los otros indicadores de resultados. El servicio médico menos eficiente fue Cirugía Cardiovascular, con 0,1013.

B) TABLA DE SEGUIMIENTO MENSUAL DE CONTROL DE OBJETIVOS PRIORITARIOS

El Director Médico y cada Subdirector Médico decidirá cuales son los cinco (o menos) objetivos prioritarios. De cada uno de los objetivos prioritarios, se diseñará una tabla de seguimiento, preparada para que solo sea necesario anotar, cada mes, lo logrado respecto del objetivo al que se refiere la tabla.

Esta tabla está preparada para que al anotar el dato de lo logrado en el mes, automáticamente se calcularan los correspondientes logros acumulados y totales anuales móviles del mismo mes, así como las correspondientes desviaciones respecto de la capacidad, el año anterior y el objetivo. En la misma hoja en la que se presenta la tabla de los datos indicados, se diseñará un gráfico Z. Desde el primer mes (enero) estará dibujado el gráfico Z correspondiente al objetivo prioritario al que esté dedicada la Tabla. La rama superior horizontal de la Z representa la evolución de los valores de los totales anuales móviles del objetivo. La rama horizontal inferior de la Z representa los valores del objetivo mensual, y la rama diagonal de la Z representa la evolución acumulada mes a mes, de los valores del objetivo.

A medida que se introducen los valores logrados cada mes se actualizan, a ese mes, los valores de la tabla y el gráfico correspondiente a los logros, que se dibuja en color diferente al correspondiente al objetivo, tal como se indicó para los servicios médicos.

De cada objetivo prioritario definido por el directivo, se hará un seguimiento mensual mediante una tabla y su correspondiente gráfico Z. Si son cinco los objetivos prioritarios se prepararán cinco tablas con gráfico Z, una para cada objetivo prioritario.

En las páginas que siguen se presentan algunos ejemplos de tablas de seguimiento de objetivos prioritarios.

Para hacer el seguimiento y evaluar el funcionamiento del Servicio se observa, en primer lugar el Gráfico Z. Si la tabla correspondiente a los logros (en rojo, en el ejemplo) se superpone sobre la correspondiente al objetivo (en azul en el ejemplo), significa que la evolución es buena y ajustada al objetivo. Si evoluciona por encima, la evolución es muy buena, y se está superando el objetivo.

Si la gráfica correspondiente a los logros evoluciona por debajo de la referida al objetivo, significa que este no se está logrando. En este caso es necesario revisar la tabla de datos buscando las causas de tal desviación.

Por ejemplo el Subdirector Médico de los servicios de medicina de un hospital de distrito, tiene como objetivos personales prioritarios: 5.500 Altas Anuales 11.500 Primeras Consultas 75 % de Rendimiento Asistencial 0,80 de IICA (Índice Integrado de Calidad Asistencial) 369.500 coste de la UCH

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