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Gestión logística hospitalaria: ¿cómo medirla?



Autores:

Hidalgo Serrano, David; Pérez Gordo , José Manuel (*); Martín Martín, Francisco Gabriel; Balsalobre Salvador, Jesús Bruno; Molina García, Sebastián

(*)APES Hospital de Poniente

josemanuel.perez@ephpo.es

Introducción

La Agencia Pública Empresarial Sanitaria Hospital de Poniente (APES), es una entidad dependiente de la Consejería de Salud y Bienestar Social de la Junta de Andalucía. La APES gestiona cuatro centros hospitalarios en las provincias de Almería y Granada, y tiene su sede en la localidad de El Ejido, en el poniente almeriense.

- Hospital de Poniente (Almería)
- Hospital de Alta Resolución El Toyo. Provincia de Almería. Distancia 55 km
- Hospital de Alta Resolución Guadix. Provincia de Granada. Distancia 145 km
- Hospital de Alta Resolución Loja. Provincia de Granada. Distancia 245 km

Da cobertura hospitalaria, a una población de 416.316 habitantes, con una cartera de servicios especializados igual a la de los hospitales de nuestra categoría, con una plantilla total de 1.732 profesionales, de los que 374 son facultativos de 18 especialidades. Cuenta con un total de 332 camas y 18 quirófanos.

La actividad de aprovisionamiento y logística se realiza de forma centralizada por la Plataforma Logística de la Agencia (PLA), y físicamente se ubica en el Hospital de Poniente.

Son funciones básicas de la Plataforma Logística:

- Gestión de compras de materiales (Excepto fármacos).
- Suministro a las unidades de consumo de los centros.
- Gestión Stock de Almacén General y Almacenes de Planta. Otras funciones de gestión interna:
- Análisis de precios de compra (Evolución y prospección de mercado).
- Control de gastos y costes.
- Información de consumos por servicios.
- Optimización de circuitos logísticos.

Entre las muchas herramientas existentes para medir la gestión logística, se eligió el Presupuesto Flexible, que permite medir la evolución de los precios de compra, analizar los materiales en los que se producen y en general optimizar la gestión logística, para evaluar la gestión realizada por la Plataforma Logística de la Agencia Pública Empresarial Sanitaria Hospital de Poniente.

El Presupuesto Flexible (PF) es una técnica, que determina la variación de costes que se producen entre dos períodos, descomponiendo ésta en dos factores: variación de precios y variación de materiales consumidos.

Vamos a explicar cómo se realizó el desarrollo y la aplicación de ésta técnica por parte de la PLA, para medir la gestión realizada durante el ejercicio 2011, así como los resultados y conclusiones sobre la herramienta.

Implementación del modelo

Los requerimientos principales que se establecieron para la herramienta de análisis que debía desarrollarse por la PLA fueron:

- Conocer la desviación económica de consumo producida entre dos períodos.
- Descomponer la desviación anterior en la parte originada por variaciones de precios y la parte originada por variaciones en unidades consumidas.
- Valorar los consumos no incluidos en el análisis

Conociendo que la principal deficiencia de la técnica del análisis del presupuesto flexible, es que solo considera los consumos comunes en los períodos analizados, era necesario poder identificar y valorar los consumos no comunes, y realizar análisis alternativos sobre éstos, que mejorasen la gestión logística, lo que motivó que se estableciese como requerimiento principal de la herramienta.

Otros requerimientos de la herramienta fueron los siguientes:

- Conocer las desviaciones tanto globalmente como por familias logísticas, así como sus componentes variación de precios y variación de cantidades.
- Poder realizar los análisis con distintos grados de desagregación: Agencia, hospital, unidad asistencial y centro de coste.
- Analizar los materiales en los que se detectan desviaciones.
- Diseño de un modelo intuitivo de presentación de resultados.
- Optimizar la gestión logística.

Una vez establecidos los requerimientos, se realizó el desarrollo matemático del análisis de las variaciones del presupuesto flexible, para obtener las variaciones de cantidad y variaciones de precio. Se creó una interface de datos con los sistemas de información para la obtención de los datos de consumos de los sistemas de información.

Debe señalarse que para poder usar estas herramientas resulta imprescindible que se disponga de un adecuado sistema de información de gestión, que permita obtener los datos necesarios para realizar los análisis y un profundo conocimiento de la estructura de datos del sistema de información de la organización, así como por supuesto de sus objetivos y estructura funcional.

A continuación, se desarrolló una aplicación informática que elabora de forma automática el presupuesto flexible en base a los parámetros de análisis que se establezcan por el usuario.

La representación de los resultados de las variaciones del presupuesto flexible tiene especial importancia, pues para su elaboración deben realizarse cálculos individualizados al máximo nivel de detalle, es decir elemento a elemento, considerando el total de unidades consumidas, su coste económico, y su precio medio de adquisición o producción.

Y aunque el análisis se circunscriba a los elementos de consumo común, el volumen de datos puede ser tan ingente, que su interpretación resulte extremadamente compleja, a no ser que se diseñe de un adecuado informe para la presentación de los resultados.

Presupuesto flexible de los ejercicios 2011 y 2010

En primer lugar el análisis calcula la variación total existente entre los períodos comparados, en éste caso, los ejercicios 2010 y 2011, poniendo de manifiesto que se produjo un incremento de consumos de 1.196.521,70 euros en los consumos de materiales de fungibles entre ambos períodos.

La variación se produce por los siguientes motivos:

- Materiales que se consumieron en 2010 y que dejaron de consumirse en 2011.
- Materiales que se consumieron en 2011 y que no se consumieron en 2010.
- Materiales consumidos tanto en 2010 cómo en 2011, y sobre los que se realiza el análisis del presupuesto flexible.

Se pudo determinar que la desviación económica entre los presupuestos ejecutados en los ejercicios 2010 y 2011 fue de 196.521,70 euros. La variación de los materiales de consumo no comunes en ambos períodos, que queda excluida del análisis del presupuesto flexible, alcanzó la cifra neta de -271.437,01 euros, resultando por tanto, que la variación de consumo de materiales comunes, que será objeto del análisis mediante el PF, ascendió hasta un importe de 467.958,71 euros.

Calculada la variación global de consumos, se calcula la variación para cada familia logística. Los incrementos de consumo se muestran con signo positivo, y las disminuciones con signo negativo. La suma total de las diferencias coincidirá con la variación total consumos de materiales comunes en los ejercicios 2010 y 2011.

Realizada la descomposición de las variaciones de consumos por familias logísticas, se puede aplicar efectivamente el análisis del Presupuesto Flexible, que realiza la descomposición de la variación en su componente por efecto de cambios en los precios de compra y en su componente de variación en las unidades consumidas, entre uno y otro ejercicio.

La columna DESVÍOPRECIO, proporciona la información relativa a variación originada por la evolución de los precios en el ejercicio 2011 respecto a 2010. Importes negativos señalan que los precios medios de los consumos disminuyen, mostrando la gestión y consiguiente ahorro logrado por ello. Por el contrario, importes positivos muestran incrementos de precios, y el mayor coste soportado, como consecuencia de no haber mantenido los precios de 2010. Como puede verse, en términos globales los precios de compra del ejercicio 2011 se redujeron respecto a 2010, generando con ello un ahorro de 159.494,03 euros.

La columna DESVÍOCANTIDAD, aporta información sobre la participación de la variación en las unidades consumidas sobre la desviación total del presupuesto ejecutado en 2011 respecto a 2010. Se produjo un incremento total en los consumos de unidades, motivado por una mayor actividad, cuyo coste económico ascendió a 627.452,74 euros.

La columna % DEV.PRECIO es el indicador que permite medir la gestión logística realizada por la PLA, informando de la variación de precios de compra, que en el ejercicio 2011 se redujeron en el -1,34% respecto a 2010. Así mismo, también muestra para cada familia logística, su contribución porcentual al desvío en precios total, respecto al presupuesto ejecutado en 2011. Análisis adicionales sobre el presupuesto flexible

El modelo de representación del PF desarrollado por la PLA, proporciona una información adicional que es de gran utilidad para la gestión logística, y que ha permitido desarrollar una serie de análisis adicionales que han incrementado la productividad, y entre éstas destacamos especialmente las siguientes:

- Análisis profundo de variaciones de precios por familias.
- Análisis de material con riesgo de obsolescencia.
- Análisis de material sustituto.
- Análisis de ABC de materiales.
- Análisis de ABC de proveedores.

Análisis profundo de variaciones de precios por familias.

Cómo se ha señalado, el PF identifica de forma directa aquellas familias en las que porcentualmente se hayan producido las variaciones más significativas, tanto en términos absolutos cómo en relación a su representatividad en el presupuesto total. Resulta por tanto evidente que hay familias sobre las que se requerirían tomar medidas correctoras, cómo es el caso de la familia “RO - ROPA Y VESTUARIO”.

No obstante, se requiere un análisis más pormenorizado de las variaciones de precios, ya que al mostrarse los datos con el mayor nivel de agregación, podría ser, que dentro de familias que a nivel global hubiesen registrado disminuciones de precios, se ocultasen materiales con incrementos de precios.

Por éste motivo, el modelo de análisis se puede aplicar no solamente a nivel de familia logística, sino también en sus distintas jerarquías de agregación, hasta llegar al nivel de artículos individuales.

Vamos a continuación a mostrar un ejemplo de ello, tomando el caso de la familia “FU – FUNGIBLE SANITARIO”, que fue la que registró mayores disminuciones de precios durante el ejercicio 2011.

El análisis del PF sobre las diferentes Subfamilias que la integran, muestran a éste nivel tanto desviaciones positivas como negativas en precios, resaltando de forma especial el incremento en los precios de compra que se produjo en la Subfamilia “FUAP – APÓSITOS”.

Continuando con el análisis más detallado de la Subfamilia “FUAP – APÓSITOS”, se observa que éste se ha sufrido especialmente sobre el Subgrupo denominado “FUAPGA – GASAS”.

Resulta posible continuar con el análisis, descomponiendo el Subgrupo denominado “FUAPGA – GASAS” en los distintos Grupos logísticos que lo componen, observándose que el incremento de precios afectaba a todos ellos.

El análisis se puede llevar a cabo a mayores niveles, pudiendo incluso llegar hasta el nivel de materiales individuales.

En éste caso concreto, se detectó que el incremento de precios afectaba a todos los materiales de Gasas que se elaboraban con algodón, como consecuencia del incremento de ésta materia prima en el mercado internacional, permitiendo tomar de forma inmediata medidas correctoras al efecto.

Detectado el incremento de precios en los materiales elaborados con algodón, se tomó la decisión de buscar sustitutos a éstos materiales, optando por sustituirlos por tejidos sin tejer, de forma que se consiguió revertir la tendencia de incremento de costes, tal y cómo puede observarse en el gráfico siguiente.

El consumo valorado total en el ejercicio 2010 de gasas ascendió a 275.275,38 €, y habiendo mantenido los consumos con los precios alcanzados en 2011, su coste se habría incrementado en 69.127,48 euros hasta 344.402,86 euros. Al detectarse el incremento de precios y sustituirse los materiales elaborados con algodón por los nuevos de tejidos sin tejer, el coste total de los consumos en el año 2011 se elevaron hasta los 276.133,17 euros, lo que supuso un incremento respecto a 2010 de tan solo 857,79 euros. Puede por tanto concluirse que en éste caso la PLA, gracias a la aplicación del análisis del Presupuesto Flexible, consiguió un ahorro de costes de 68.269,69 euros.

Análisis de material con riesgo de obsolescencia.

Identifica aquellos materiales que habiendo sido consumidos en el primer período, y que no lo han sido en el segundo período.

Relacionando ésta información con el Stock existente, se identifican los materiales que pueden estar sujetos a obsolescencia, de forma que sea posible tomar medidas de forma inmediata, con objeto de que se consuman o renueven, y se evite que deban considerarse una pérdida como consecuencia de su deterioro o caducidad.

Análisis de material sustituto

Identifica los nuevos materiales que se están consumiendo en el segundo período, y que no fueron consumidos en primer período. Una vez identificados estos materiales se determina si éstos sustituyen a otros, y en caso de ser así se evalúa el impacto económico en importe y en unidades, tanto de éste material cómo del que se sustituyó, informándose a dirección.

Análisis de ABC de materiales

El análisis ABC de los materiales, en base a unidades consumidas o su coste, se obtiene directamente como resultado de los cálculos y procesos realizados para la obtención del presupuesto flexible. Ésta información es de gran utilidad en la gestión, pues en base a la misma pueden plantearse:

- Políticas de racionalización de los consumos.
- Búsqueda de materiales sustitutos con un menor coste o mayor rendimiento.
- Renegociaciones de condiciones con los suministradores.

Análisis de ABC de proveedores

El análisis ABC de proveedores es una extensión del anterior, que se obtiene relacionando los datos de consumos con los proveedores que los suministran. Y en base al mismo resulta posible articular:

- Políticas de racionalización de servicio logístico.
- Renegociaciones de condiciones con los principales suministradores.

Conclusiones

- La herramienta desarrollada por la Plataforma Logística de la Agencia Pública Empresarial Sanitaria Hospital de Poniente, ha mostrado que es una importante herramienta de gestión en la logística de las organizaciones sanitarias.

- Proporciona un profundo análisis de los precios de compra de los materiales, y permite un gran control sobre éstos al ser posible tomar medidas correctoras sobre aquellos con desviaciones.

- Determina la variación originada por consumos de materiales comunes en ambos ejercicios, descomponiendo el impacto de las variaciones de precios y de las variaciones en de las unidades consumidas.

- Cuantifica el importe de la variación que queda excluida del análisis del presupuesto flexible, al tratarse de materiales que no son de consumo común en ambos ejercicios.

- Muestra el resultado del análisis del presupuesto flexible para cada familia de consumo, identificando aquellas familias en las que porcentualmente se hayan producido las variaciones más significativas, tanto en términos absolutos cómo en relación a su representatividad en el presupuesto total.

- Permite efectuar análisis con mayor nivel de desagregación para realizar actuaciones tanto sobre los precios cómo sobre las unidades consumidas.

- La utilización de esta técnica permite identificar y cuantificar la eficiencia de las actuaciones realizadas por el área de gestión logística y a partir de ellas tomar las medidas correctivas necesarias para cumplir los objetivos fijados por la organización.

- Pueden realizarse análisis con distintos niveles de grados de desagregación: Agencia, hospital, unidad asistencial y centro de coste, lo que permite que pueda ser utilizado en todos los niveles para analizar y optimizar los consumos de materiales.

- Para su utilización se requiere un profundo conocimiento de la estructura de datos del sistema de información logística.

- Para su aplicación práctica se requiere diseñar un modelo de informe que permita una clara representación y análisis de los resultados obtenidos. Su utilidad como instrumento de gestión, puede ser incrementada mediante la definición y desarrollo de análisis adicionales de los datos.

Bibliografía

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